Effiziente Prozesse im Marketing statt E-Mail- und Meetingflut: Darum setzt Mondi auf Marketing Resource Management
Als internationaler Verpackungs- und Papierkonzern sah sich Mondi vor einigen Jahren mit sinkender Nachfrage nach Kopierpapier konfrontiert.
Doch anstatt die digitale Transformation als Bedrohung zu begreifen, stellte sich das Unternehmen aktiv der Herausforderung und richtete das Marketing neu aus.
Mittlerweile zählt die Marketingabteilung doppelt so viele Mitarbeiter wie noch vor drei Jahren – ein Erfolg, der neben viel Innovationsgeist auch auf die Wahl der passenden Marketingsoftware zurückzuführen ist.
Klassische Office-Anwendungen für komplexe Marketingprozesse ungeeignet
Anstatt weiterhin die Handelspartner ins Zentrum zu rücken, spricht Mondi nun auch gezielt B2B-Endkunden an. So erfreulich diese Evolution ist, so sehr erhöhte sie die Komplexität im Marketing: Um in den einzelnen Zielmärkten möglichst viele Touchpoints entlang der Customer Journey abzudecken, kamen neue Sprachen, Länder, Zielgruppen und Kanäle hinzu.
Klassische Office-Anwendungen, wie sie im Marketing oft im Einsatz sind, reichten nicht mehr aus, um diese Komplexität zu bewältigen. Anstatt Budgets und Kampagnen in Excel zu planen und per E-Mail abzustimmen, sollte es eine zentrale Plattform für die Planung, Budgetierung und Zusammenarbeit im Marketing geben.
MARMIND: Aus dem Marketing für Marketer entwickelt
Mit der Marketing-Resource-Management-Software MARMIND fand man eine Lösung, die genau den Anforderungen des Teams entsprach, wie Bernhard Cantzler, Head of Marketing & Innovation bei Mondi Uncoated Fine Paper, erklärt:
„Ich hatte mir verschiedene Projektmanagementlösungen angesehen, doch diese Tools sind einfach nicht für Marketer gemacht. MARMIND wurde aus dem Marketing für Marketer entwickelt und bietet mit den drei Säulen Planung – Budgets – Ergebnisse genau das, was ein Marketingteam braucht.“
Bernhard Cantzler, Head of Marketing & Innovation bei Mondi Uncoated Fine Paper
Er fügt hinzu: „Neben der sehr kundenorientierten Kommunikation hatte ich das Gefühl, dass unsere Probleme bei MARMIND wirklich verstanden werden. Man merkt, dass die Software speziell für typische Problemstellungen in Marketingabteilungen entwickelt wurde. Das hat mich sehr überzeugt.“
Prozessoptimierung als Basis für die erfolgreiche Implementierung
Nachdem der Startschuss für die Implementierung gefallen war, wurde schnell klar, dass MARMIND vor allem auch auf die Optimierung von Prozessen im Marketing abzielt.
Bernhard Cantzler dazu:
„Wir wollten die Software möglichst schnell einführen, doch das Team von MARMIND hat darauf geachtet, dass wir im ersten Schritt unsere Prozesse und Strukturen genau beleuchten und überdenken. Das war eine ziemliche Herausforderung, doch letztlich hat es mehr Klarheit in unser Marketing gebracht.“
Bernhard Cantzler, Head of Marketing & Innovation bei Mondi Uncoated Fine Paper
In weiterer Folge führte das dazu, dass Ineffizienzen sichtbar wurden, die nun gezielt verbessert werden können.
„Nicht die Software an sich, sondern die Einführung war der Grund, warum wir unsere Prozesse neu gedacht haben. Ein Tool ist ja nie die Antwort, sondern es geht letztlich darum, die Arbeitsweise zu verbessern. Ohne MARMIND wäre das nicht möglich gewesen“, so Cantzler.
„Das schnellste und unproblematischste Softwareprojekt, das ich je erlebt habe“
Nichtsdestotrotz ging die Implementierung ungewöhnlich rasch vonstatten, wie Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper erzählt:
„Das war wahrscheinlich das schnellste und unproblematischste Softwareprojekt, das ich je erlebt habe.“
Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper
Er habe von MARMIND eine Standardlösung erwartet, die 80 bis 90% der Wünsche des Marketingteams abdeckt – genau das sei der Fall gewesen: „Das Produkt passt ideal für unseren Anwendungsfall“, so Widmer.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war aus seiner Sicht auch das große Marketingverständnis der Ansprechpartner bei MARMIND, wie er erklärt:
„Unser Ansprechpartner hat uns immer sofort darauf hingewiesen, wenn wir mal in eine falsche Richtung gegangen sind, und hat uns genau gesagt, worauf wir achten müssen und welche Dinge wir nochmal im Team durchdenken sollen.“
Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper
Das magische Excel-File in der Cloud
So sei es von Anfang an einfach gewesen, den Nutzen von MARMIND aufzuzeigen und für Akzeptanz im Team zu sorgen. Widmer:
„Ich sage immer ‚MARMIND ist das magische Excel-File in der Cloud am Himmel‘ – mit dem Unterschied, dass es einfacher zu bedienen ist, von allen gleichzeitig genutzt werden kann und am Schluss alle den Überblick haben.“
Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper
Anstatt Daten wie bisher von allen Beteiligten zu sammeln und zu konsolidieren, kann nun jedes Team seine Daten selbst direkt in MARMIND aktuell halten. Somit sind alle Daten zentral verfügbar und jedes Teammitglied kann jederzeit einen Blick auf das große Ganze werfen.
Vor der Einführung von MARMIND war das nicht möglich gewesen. Spätestens mit Corona und dem Wechsel ins Homeoffice wurde der Aufwand für Abstimmungen zu groß, wie Markus Widmer erklärt:
„Wenn es keinen zentralen Marketingplan gibt, verbringt man letztlich viel Zeit damit, Dinge zu koordinieren und sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten. Diese Zeit wollten wir sinnvoller investieren – doch ohne ein schlaues Tool wie MARMIND stößt man dabei schnell an seine Grenzen.“
Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper
Mehr Transparenz im Marketing und einfachere Abstimmungsprozesse
Wie sieht nun ein erstes Fazit einige Monate nach der Einführung der Marketing-Resource-Management-Plattform aus?
Es herrsche mehr Transparenz und der Arbeitsalltag sei einfacher geworden, erklärt Widmer: „Wenn ich eine neue Kampagne mache, lege ich diese in MARMIND an und informiere dann die verantwortliche Kollegin vom Brand Management per Erwähnung über den Start.“
Er erläutert:
„Das klingt so simpel, aber wenn es viele kleinteilige Aufgaben mit verteilten Verantwortlichkeiten gibt, führt die Abstimmung ohne eine Plattform wie MARMIND zu einer E-Mail- und Meetingflut. In diesen kleinen Momenten und dem großen Bild, das sich daraus ergibt, liegt die große Stärke von MARMIND.“
Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper
Effiziente Abbildung wiederkehrender Aufgaben
Einen weiteren großen Vorteil sieht Widmer in der Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben mittels To-do-Checklisten effizient abzubilden:
„Wir machen viele Webinare, deren Vorbereitung immer dieselben Arbeitsschritte erfordert. Anstatt uns jedes Mal neu zu überlegen, was zu erledigen ist, nutzen wir einfach eine Vorlage. Somit ist nun immer klar, was wie lange im Vorhinein zu tun ist, damit wir ein Webinar zu einem bestimmten Datum abhalten können.“
Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper
Ein zentraler Marketingplan für mehr Überblick und Klarheit
Auch ist für jeden im Team einsehbar, ob ein geplantes Webinar tatsächlich stattfindet: „Wenn ein Webinar im Plan eingetragen ist und den Status „approved“ hat, können alle sicher sein, dass es an dem festgelegten Datum abgehalten wird.“, so Widmer.
Das bedeutet, dass Kollegen sich nicht mehr nach dem aktuellen Stand von Projekten erkundigen müssen, sondern die Informationen eigenverantwortlich in MARMIND abrufen können.
Wenn ein Team dem anderen präsentieren möchte, woran es in den nächsten Monaten arbeitet, ist das nun viel einfacher möglich, wie Widmer erzählt:
„Früher hätte ich für eine solche Präsentation ungelogen mindestens 3 bis 4 Meetings und 15 E-Mails gebraucht und hätte mir aus 10 verschiedenen Plänen Informationen zusammensuchen müssen. Jetzt filtere ich mir in 20 Minuten die relevanten Informationen in MARMIND heraus, erstelle zwei Folien und die Sache ist erledigt.“
Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper
Zentrale Ablage und automatische Versionierung von Mediendateien
Einen weiteren Aha-Moment gab es bei der automatischen Versionierung von Mediendateien: „Wir sollten Feedback zu Illustrationen für ein Erklärvideo geben. Ohne ein Tool, mit dem ich die Datei zentral ablegen, direkt Änderungen einzeichnen und dann auch noch automatisch versionieren kann, hätte es mindestens zwei Meetings und viele E-Mails benötigt, um zu einem Entschluss zu kommen. So hatten wir in wenigen Wochen ein fertiges Video und waren mit Spaß bei der Arbeit.“, so Widmer.
Mehr Zeit für Kreativität und neue Ideen
Langfristig erwartet sich Markus Widmer weitere Prozessoptimierungen mithilfe von MARMIND:
„Ich glaube, dass wir eine weitere Standardisierung von Prozessen erleben werden, aber nicht im negativen Sinn, sondern ganz im Gegenteil – wenn bestimmte Prozesse immer gleich ablaufen, gewinnen wir Zeit und Energie für Kreativität und neue Ideen, an denen wir gemeinsam im Team in MARMIND arbeiten können.“
Markus Widmer, Leiter des Customer-Experience-Teams bei Mondi Uncoated Fine Paper
Was die weitere Entwicklung der Software betrifft, so fände er eine App mit eingeschränkten Funktionen praktisch: „Die gesamte Plattform als App fände ich nicht zielführend, aber für Aufgaben, die man leicht unterwegs erledigen kann, wie z. B. Freigaben wäre eine App toll.“
