Egal, von welcher Seite Sie es betrachten – Budgetierung ist immer heikel.
Wenn Sie es richtig hinbekommen, sind Sie ein Genie. Aber wenn etwas schiefgeht, kann es ziemlich chaotisch werden. Wie also können Sie das vermeiden? Indem Sie einen Budgetierungsansatz wählen, der zu Ihrem Unternehmen passt.
Top-down-Budgetierung ist ein Budgetierungssystem, das finanzielle Klarheit in Ihr Unternehmen bringen kann. Und Sie vielleicht wie ein Genie aussehen lässt.
Obwohl die Budgetierung dadurch nicht weniger heikel wird, erhalten Sie durch diesen Ansatz die Kontrolle über Ihre Unternehmensausgaben.
Dieser Artikel behandelt die Themen:
- Was ist eine Top-down-Budgetierung?
- Wie wird eine Top-down-Budgetierung erstellt?
- Vor- und Nachteile der Top-down-Budgetierung
Was ist Top-down-Budgetierung?
Im Gegensatz zur Bottom-up-Budgetierung geben bei der Top-down-Budgetierung die Führungskräfte das Unternehmensbudget vor.
Die Top-down-Budgetierung ist ein sehr traditioneller Budgetierungsansatz. Es funktioniert in etwa so: Ein Team von Führungskräften sitzt um einen großen Tisch herum und diskutiert die Unternehmensziele. Nach zu viel Kaffee, ein paar Lachern und einigen überfälligen Diskussionen einigen sie sich auf ein Budget für den kommenden Monat (bzw. Quartal oder Jahr).
Bevor das Budget an das mittlere Management weitergegeben wird, teilen die Führungskräfte es noch auf die einzelnen Abteilungen auf. Anschließend arbeitet sich das mittlere Management weiter nach unten vor, indem es Budgetgrenzen für seine Teams festlegt.
Nehmen wir die Marketingabteilung eines mittelgroßen Unternehmens als Beispiel.
In der Top-down-Struktur erhält der/die Marketingdirektor:in ein Budget, um die Ziele in einer bestimmten Zeit zu erreichen. Der/die Marketingdirektor:in muss dann die Finanzmittel innerhalb der Marketingabteilung zuteilen.
Diese Teams müssen z. B. berücksichtigt werden:
- Produktmarketing
- Werbung
- Soziale Medien
- Akquise
- SEO
- Content-Erstellung
- Webdesign
Anhand von früheren Leistungen, den anstehenden Wachstumsplänen und zukünftigen Zielen muss der/die Marketingmanager:in die zur Verfügung stehenden Finanzmittel zuteilen.
Anschließend informieren sie die Teamleiter:innen über das jeweils zugeteilte Budget. Diese müssen schließlich die Ziele mit dem zugeteilten Budget erreichen.
Wie wird eine Top-down-Budgetierung erstellt?
Der oben angeführte Umriss eines Top-down-Budgetierungsprozesses ist eher grob gehalten. In Wahrheit ist natürlich mehr dafür nötig.
Wir haben den Prozess der Top-down-Budgetierung in vier Schritte eingeteilt:
1. Führungskräfte-Meeting
Das oberste Management trifft sich, um über bisherige Leistungen und geplante Ziele zu diskutieren. Sie sehen sich die veranschlagten Verkäufe, erwarteten Gewinne und Ausgaben an. Sie analysieren abgelaufene Marketingkampagnen und suchen nach Möglichkeiten, das Wachstum anzukurbeln.
Die endgültigen Zahlen werden an die Finanzabteilung zur Genehmigung weitergegeben.
2. Budgetzuteilung
Basierend auf dem Führungskräfte-Meeting teilt die Finanzabteilung das Budget zu. Sie äußert sich zu Zielen, berücksichtigt vergangene Zuteilungen und sondiert zukünftige Unterfangen.
Wenn etwa das oberste Management eine Neustrukturierung der Unternehmenswebsite und die Einführung eines neuen Produktes plant, wird das Budget der Marketingabteilung wahrscheinlich aufgestockt, um diese Investitionen abzufangen.
3. Zuteilung zu Abteilungen
Die Abteilungsleiter:innen werden über ihre Budgetgrenzen für einen bestimmten Zeitabschnitt informiert. Ihre Aufgabe ist es nun, die Mittel zu ihren jeweiligen Zielen passend aufzuteilen.
Dazu gehören oft:
- Gehälter
- Fremdleistungen zukaufen
- Werbekampagnen
- Veranstaltungen
- Büroausstattung
- Software/Technologie
4. Genehmigung und Überprüfung
Die Abteilungsleiter:innen überprüfen die Zahlen eingehend. Sie stellen fest, ob die Mittel ausreichen, um ihre Ziele zu erreichen. Sollte das Budget nicht ausreichen, muss die Finanzabteilung es gegebenenfalls anpassen.
Und als nächstes?
Sobald die Zahlen feststehen, müssen sie noch dokumentiert werden. Eine Möglichkeit sind Excel-Kalkulationstabellen. Eine bessere Möglichkeit ist die Verwendung von etwas, das fortgeschrittener und bedienungsfreundlicher ist.
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Vorteile der Top-down-Budgetierung
Die Top-down-Budgetierung ist eine effektive Budgetierungsstrategie, die einem Unternehmen dabei helfen kann, seine Ausgaben zu begrenzen. Die Führungskräfte legen fest, wie viel Geld ausgegeben wird, um das Unternehmen am Laufen zu halten und Wachstum zu fördern. Die Macht liegt am oberen Ende – es wird eine strenge Hierarchie eingehalten und es gibt eine klare Einteilung der Befehlskette.
Diese Struktur entlastet das mittlere Management und ermöglicht rasche Entscheidungen und gegebenenfalls Anpassungen.
Hier sind einige der Vorteile der Top-down-Budgetierung:
- Die oberste Führungsebene ist in das Unternehmenswachstum eingebunden.
- Dieser Ansatz hat das große Ganze im Blick; und
- spart dem mittleren Management Zeit.
- Es ist einfach zu berechnen; und
- nicht sehr zeitaufwendig.
Nachteile der Top-down-Budgetierung
Da die Top-down-Budgetierung aus der Vogelperspektive auf das Budget sieht, ist sie oft unrealistisch. Sie berücksichtigt weder den alltäglichen Betrieb des Unternehmens noch die Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter:innen.
Es ist ein eher kalter Ansatz, der nicht das ganze Unternehmen mit einbezieht. Das mittlere und untere Management sind nicht Teil des Budgetierungsprozesses, wodurch sie weniger in Unternehmensentscheidungen eingebunden sind. Das kann sich negativ auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen auswirken.
Die Nachteile der Top-down-Budgetierung:
- Weniger genau als die Bottom-up-Struktur;
- möglicherweise nicht realistisch;
- unterstützt nicht die Unternehmenskultur;
- bezieht nicht das gesamte Unternehmen mit ein; und
- begutachtet nicht den alltäglichen Betrieb.
Abschließende Gedanken
Die Top-down-Budgetierung ist ein traditioneller Ansatz. Das obere Management legt ein Budget für die Unternehmensziele fest. Bei der Top-down-Budgetierung wird die Befehlskette des Unternehmens respektiert und es ist klar, wer die Entscheidungen trifft.
Wenn sie gut ausgeführt wird, vermeidet die Top-down-Budgetierung zu hohe Ausgaben und fördert das Unternehmenswachstum.
Autor
Peter Fechter
Peter ist Digital Marketing Manager bei MARMIND und hauptsächlich für Website und Lead Management verantwortlich. Wenn er nicht gerade damit beschäftigt ist, neuen Content zu kreieren, arbeitet er an der Entwicklung neuer Strategie-Ansätze für die Kampagnenplanung.
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- Top-Down Budget-Planung
- Spend-Management & Forecasts (Bottom-Up-Basis)
- Abstimmungen von Ist-Kosten zu geplanten/verbindlichen Kosten einrichten
- Wie man Szenarien erstellen kann
- Wie man Budgetprognosen, ROI und Performance-KPIs in andere Views und Reports integrieren kann