Projektmanagement im Marketing bringt viele Aufgaben mit sich, muss gleichzeitig aber nicht schwer sein. Viele erfolgreiche Teams zeigen, dass selbst größte Marketing-Kampagnen sichtbar zu Erfolg geführt werden können.
In den meisten Fällen lassen sich solche Teams von geeigneter Software tragen und stützen ihre Arbeit auf erprobte Grundlagen in diesem Bereich. Wir zeigen Ihnen, was den Kern eines erfolgreichen Projektmanagements ausmacht und was dabei wirklich hilft.
Das Wichtigste in Kürze
- Projektmanagement im Marketing bringt spezielle Aufgaben mit sich, die mit allgemeinem Projektmanagement nicht deckungsgleich sind
- Die Aufgaben des Managers sind ebenso vielfältig, lassen sich aber durch den Einsatz von Software und Best Practices auffange
- Es gibt etablierte Wege, um Teams den Umstieg und Zugang zu neuen Tools zu erleichtern
Was ist Projektmanagement im Marketing?
Das Projektmanagement im Marketing steht für die Planung von Kampagnen, deren Durchführung, Steuerung und die Überwachung während der Laufzeit.
Da Marketing inzwischen konsequent in mehreren Bereichen zugleich stattfindet, also sowohl in analogen Medien als auch im digitalen Raum, werden insbesondere größere Kampagnen von ebenso großen Teams aufgebaut und umgesetzt.
Den Erfolg einer Kampagne entscheidet nicht zuletzt der herrschende Überblick über alle Einzelmaßnahmen, die Teammitglieder und deren Aufgaben sowie die Nutzung vorhandener Ressourcen. Dafür braucht es gute Manager, die sich wiederum von spezialisierten Tools helfen lassen.
Die Rolle des Marketing-Projektmanagers
Dem Projektmanager fallen dabei viele Aufgaben zu:
- Planung der Projekte: Systematisch und weitsichtig
- Durchführung: Inklusive der Teamkoordination
- Auswertung: Nachbetrachtung und ggf. Rechtfertigung gegenüber Vorgesetzten und Kunden
Die Praxis zeigt, dass die Fülle der Aufgaben die Nutzung von unterstützenden Tools mittlerweile unerlässlich macht. Richtig angewendet verhilft eine Software dem Projektmanager dazu, alle Marketing-Prozesse fest in der Hand zu halten.
Die klassischen Phasen des Projektmanagements
Das Projektmanagement folgt einem strukturierten Ansatz, der typischerweise in mehrere Phasen unterteilt ist. Jede Phase hat ihre eigenen Ziele, Aktivitäten und Meilensteine, die es dem Team ermöglichen, das Projekt effektiv zu planen, auszuführen und abzuschließen.
1. Phase: Initiierung
In dieser Phase werden die Ziele, Zwecke und Anforderungen des Projekts festgelegt. Es werden Ressourcen identifiziert, Stakeholder eingebunden und die Machbarkeit des Projekts bewertet.
Der Projektmanager erstellt einen Projekt-Charter, der als formale Genehmigung für den Start des Projekts dient.
2. Phase: Planung
In der Planungsphase wird ein detaillierter Projektplan erstellt, der den Zeitplan, das Budget, die Ressourcen und die Arbeitspakete des Projekts definiert. Die Risiken werden bewertet und ein Risikomanagementplan entwickelt. Außerdem werden die Zuständigkeiten und Rollen im Team festgelegt und die Kommunikations- und Reporting-Strategie festgelegt.
3. Phase: Ausführung
Die Ausführungsphase ist der eigentliche Arbeitsabschnitt des Projekts und somit die Hauptphase, in dem die im Projektplan festgelegten Aufgaben durchgeführt werden. Das Team arbeitet zusammen, um die festgelegten Ziele zu erreichen, Meilensteine zu erreichen und die Qualität der Arbeit sicherzustellen.
Der Projektmanager überwacht dabei den Fortschritt, löst Probleme und kommuniziert regelmäßig mit den Stakeholdern.
4. Phase: Überwachung und Kontrolle
Während des gesamten Projekts wird der Fortschritt regelmäßig überwacht und kontrolliert, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets bleibt. Die Leistung wird anhand der definierten Kriterien gemessen und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass das Projekt seine Ziele erreicht.
5. Phase: Abschluss
In der Abschlussphase werden alle Projektaktivitäten abgeschlossen, die Ergebnisse überprüft und schließlich an den Kunden bzw. die Kundin oder die Stakeholder übergeben. Es werden Abschlussdokumente erstellt und der Projektabschlussbericht angefertigt. Das Projekt wird offiziell abgeschlossen und die Ressourcen werden freigegeben.
Diese Phasen bilden die Struktur für die effektive Planung, Durchführung und Kontrolle von Marketingprojekten. Indem jedes Projekt in diese Phasen unterteilt wird, kann das Team sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und erfolgreich abgeschlossen wird.
Software und Tools für alle Projektmanagement-Aufgaben
Effizient arbeitende Marketingabteilungen setzen auf Resource Management Software (MRM-Software). Solche Tools erleichtern es, Kampagnen zu planen, Budgets zu überwachen und Marketingressourcen effizient einzusetzen.
Tools wie MARMIND hingegen sind für die Aufgabenfülle im Marketing spezialisiert und bieten jederzeit den vollen Überblick aus der Vogelperspektive. Dabei lässt sich beliebig tief in die Nutzung aller Ressourcen und die Zusammenarbeit der Teams hineinzoomen.
Die Nutzung unterschiedlicher Tools im Team zu koordinieren, kann eine Aufgabe für sich sein. Es ist daher hilfreich, wenn die Software der Wahl effektiv die gesamte Zusammenarbeit bündelt, Mediendaten verwaltet und sie dem gesamten Team zur Verfügung stellt. Im Idealfall entfällt somit die Nutzung weiterer Tools.
Nicht nur beliebt, sondern für viele unerlässlich, sind außerdem eine datenbasierte Entscheidungsfindung und die Übersicht über Budgets, Kosten und die Erfolgskontrolle.
Die Planung, Budgetierung und Auswertung aller Marketingaktivitäten lassen sich mit einer Marketing-Resource-Management-Software zusammenführen. Neben Kampagnenmanagement-Funktionen bietet eine MRM-Software wie MARMIND auch Funktionen zu Kollaboration und Projektmanagement, um sämtliche Prozesse im Marketing zentral steuern zu können.
Das muss Software leisten: Kernelemente des Marketing-Projektmanagements
Die Kernaufgaben im Marketing-Projektmanagement stehen gleichzeitig für die Funktionen, die eine passende Software bieten muss. Denn nur wenn die Leistungen eines Tools deckungsgleich mit den Aufgaben des Projektmanagers sind (oder darüber hinaus gehen), kann eine echte Unterstützung erfolgen. Daher fassen wir hier die Kernaufgaben zusammen:
- Planung und Zielsetzung: Eine klare Definition der Kampagnenziele ist der erste Schritt. Darauf baut sich die gesamte Planung auf.
- Ressourcenmanagement: Eine erfolgreiche Kampagne hängt stark vom effizienten Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen ab. Dazu gehören Zeit, Budget und die Mitarbeiter.
- Prozessoptimierung: Durch die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen, zum Beispiel durch Workflows, können Engpässe vermieden und die Effizienz gesteigert werden.
- Risiken und Herausforderungen: Risiken gehören zu jedem Projekt. Ein guter Projektmanager im Marketing muss potenzielle Hindernisse frühzeitig erkennen und Strategien entwickeln, um diese zu minimieren.
- Befähigung des Teams: Die Teammitglieder müssen ihre Aufgaben kennen, diese bewältigen können, sich untereinander austauschen und gemeinsam auf Dateien und Media zugreifen können.
Über allem steht, die Marketingprojekte termingerecht, im Rahmen des Budgets und gemäß den Erwartungen der Stakeholder abzuschließen. Manager, Team und Software sollten in dieser Hinsicht eine funktionierende Einheit bilden.
Einführung neuer Software: Das müssen Teams wissen
Den Widerstand gegen Neues kennen die meisten Führungspersonen aus ihren eigenen Teams. Um die Einführung einer spezialisierten Software für Projektmanagement im Marketing zu erleichtern, helfen diese Schritte:
- Frühzeitige Kommunikation: Informieren Sie das Team so früh wie möglich über den geplanten Wechsel und die Vorteile, die Sie sich davon versprechen
- Mitarbeiter einbeziehen: Holen Sie die Bedenken des Teams ein und gleichen Sie diese mit den Funktionen eines neuen Tools ab. Lassen Sie Mitarbeiter außerdem die neue Software testen.
- Schulungen anbieten: Organisieren Sie Schulungen, in denen die Mitarbeiter die neue Software kennenlernen und praktische Erfahrungen sammeln können. Dies reduziert Unsicherheiten.
- Vorteile für das Team hervorheben: Betonen Sie die Arbeitserleichterung, auch wenn die Umstellung Änderungen mit sich bringen mag. Dabei helfen konkrete Beispiele wie die bessere Kommunikation oder das Wegfallen unbeliebter Tools.
Tipps: Unsere Best Practices für erfolgreiches Projektmanagement
Für das effiziente Management und die Bewältigung dieser Aufgaben gibt es einige etablierte Handlungsweisen:
- SMART-Ziele setzen: Nur klare und messbare Ziele ermöglichen es dem Projektmanager, den Fortschritt zu überwachen und den Erfolg der Kampagne zu bewerten.
- Kommunikation ermöglichen und nutzen: Regelmäßige Updates und eine transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten sind entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Mitarbeiter brauchen den kurzen Draht zueinander, anstatt mit Meetings überhäuft zu werden.
- Verantwortlichkeiten klar definieren: Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied seine Rolle klar versteht. So macht jeder, was er soll und die Erledigung von Aufgaben überschneidet sich nicht.
- Kontinuierlich analysieren und verbessern: Die regelmäßige (und fest eingeplante) Auswertung von KPIs und Metriken ermöglicht es, frühzeitig Anpassungen vorzunehmen.
- Dokumentation und Wissenstransfer: Eine gute Dokumentation aller Prozesse und Schritte innerhalb des Projekts erleichtert nicht nur die Nachverfolgung, sondern auch den Wissenstransfer in zukünftige Projekte.
- Planungssoftware nutzen: Alle genannten Punkte lassen sich in MARMIND als zentrales Tool bündeln, sodass die Anwendung vieler Einzelsoftwares wegfällt.
Mit gutem Projektmanagement erfolgreich im Marketing werden
Das Ziel eines jeden Projektmanagers im Marketing sollte sein, die Kampagnen zum Erfolg zu führen. Dass hinter dieser Aussage enorm viele Aufgaben liegen, ist selbstverständlich.
Die großen Herausforderungen, die insbesondere auch Projektmanagement im Online-Marketing mit sich bringt, lassen sich gleichzeitig mit digitalen Mitteln bewältigen. Mit den Aufgaben wachsen auch die Tools und sorgen dafür, dass ein erfolgreiches Projektmanagement im Marketing auch in Zukunft möglich bleibt.
Eine effiziente Arbeit und nachvollziehbare Strukturen sorgen langfristig für die Erhöhung der Produktivität und eine bessere Kampagnen-Performance.
Projektmanagement im Marketing - häufige Fragen & Antworten
Allgemeines Projektmanagement meint die Organisation und Umsetzung von Projekten jeder Art. Teile davon treffen auch auf Marketingprojekte zu, diese bringen jedoch eigene und somit spezielle Merkmale mit (Branding, Zielgruppenansprache, Content-Erstellung und Multichannel-Kommunikation).
Typische Herausforderungen sind Ressourcenengpässe, unerwartete Änderungen seitens des Kunden, schnell wechselnde Markttrends, Probleme in der Zusammenarbeit und Kommunikation und die Einhaltung von Deadlines.
Ein effektives Ressourcenmanagement heißt, Zeit, Budget und Personal sorgfältig zu planen und zu überwachen. MRM-Software hilft dabei, jederzeit den Überblick zu behalten, Aufgaben effizient zu verteilen und das Budget zu kontrollieren.
Im Marketing-Projektmanagement gibt es Risiken, die es ebenfalls zu managen gilt. Zuerst steht immer die Identifikation, anschließend die Bewertung nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung und die genaue Vorbereitung für das Eintreffen.