„Mit der Schnittstelle zwischen MARMIND und M@RS holt man sich das Beste aus zwei Welten“

Sie beschäftigen sich seit mittlerweile mehr als 17 Jahren mit dem Thema Digital-Asset-Management. Das von Ihnen entwickelte DAM-System M@RS ist bei vielen namhaften Großunternehmen im Einsatz. Warum setzen immer mehr Firmen auf Tools zur Verwaltung digitaler Inhalte?

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Herausforderungen seit vielen Jahren dieselben sind: Unternehmen müssen seit jeher ihre Mediendateien organisieren, egal, ob es sich um Bilder, Videos oder Dokumente für das Marketing oder die Öffentlichkeitsarbeit handelt. Die Digitalisierung hat diesbezüglich viele Möglichkeiten eröffnet, was zu dem Irrglauben führt, dass man seine Dateien über die Suche im Ablagesystem oder am Server finden wird. Entscheidend ist aber, dass man nicht immer auf den Fileserver zugreifen kann, die Berechtigungen nicht einfach zu steuern sind und ich selbst dann, wenn ich die gesuchten Dateien finde, nicht weiß, ob es sich um die aktuellste Version handelt und ob Informationen zum Copyright und den Verwendungsmöglichkeiten enthalten sind.

Es geht also nicht ausschließlich um die Auffindbarkeit von Inhalten, sondern auch um den Ablauf und die Strukturierung von Arbeitsprozessen?

Richtig. Wir begleiten ja unsere Kunden, um sicherzustellen, dass unser DAM-System tatsächlich sinnvoll und effizient genutzt wird. Dabei geht es in erster Linie darum, die richtigen Strukturen zu schaffen und Workflows zu optimieren. Das erfordert sehr viel Know-how, das wir unseren Kunden gerne zur Verfügung stellen. Denn nur durch optimierte Prozesse kann ich als Unternehmen erreichen, dass die Ordnung und Verwaltung von Inhalten weniger zeitaufwändig wird und alle wichtigen Informationen auf einen Blick auffindbar sind.

Mittlerweile gibt es ja auch eine Schnittstelle zwischen MARMIND und M@RS. Inwiefern ergänzen sich die beiden Systeme und welche Vorteile ergeben sich aus der Schnittstelle?

Kombiniert man die beiden Systeme miteinander, ist der gesamte Planungs- und Produktionsprozess im Marketing von A bis Z abgebildet. Man plant mit MARMIND das Budget und darauf aufbauend die Kampagnen. Die Verwaltung, Distribution und Archivierung der Assets finden in M@RS statt. Den Kampagnenerfolg misst man wiederum in MARMIND. Der entscheidende Vorteil einer Schnittstelle ist der, dass digitale Assets ohne Medienbruch aus MARMIND heraus direkt an M@RS übergeben werden können. Mithilfe von Regeln kann zudem definiert werden, wann Marketingmaterialien über M@RS Agenturen oder der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen sollen. Mit der Schnittstelle holt man sich also sozusagen das Beste aus zwei Welten und hat so die volle Übersicht und Kontrolle.

Ab welcher Unternehmensgröße ist ein DAM-System empfehlenswert? Gibt es so etwas wie eine kritische Größe?

Nehmen wir an, ich arbeite alleine und verwalte meine Dateien auf meinem PC – dann sollte ich mich gut zurechtfinden. Stelle ich aber einen Mitarbeiter ein, so hat dieser erstens keinen Zugriff auf meinen PC und findet sich zweitens auch in meiner Struktur nicht zurecht. Wenn man das weiterdenkt, ist eine kritische Größe schnell erreicht. Die Anzahl an Mitarbeitern ist jedoch nicht unbedingt ausschlaggebend. Einer unserer Kunden verfügt nur über ein paar tausend Bilder, ist jedoch in über 70 Ländern weltweit tätig und pflegt die Metadaten in über 30 Sprachen. Außerdem hat er Integrationen zu drei PIM- und zwei CMS-Systemen. Rechnet man das durch, sieht man schnell, dass sich ein DAM-System auf alle Fälle bezahlt macht. Wenn ein Kunde nur relativ einfache Strukturen, dafür aber 10 Millionen Assets hat, dann lohnt es sich ebenfalls.

Kommen wir zum derzeit alles beherrschenden Thema: Corona. Wie wirkt sich die Krise auf das Thema Digital-Asset-Management aus?

Unsere Kunden sind zwar in den unterschiedlichsten Branchen tätig, haben jedoch eines gemeinsam: Die Bereitstellung digitaler Medien ist derzeit wichtiger als je zuvor. Außerdem hat die Digitalisierung durch die Coronakrise insgesamt noch einmal mehr an Bedeutung gewonnen.

Liegt das daran, dass Unternehmen auf einmal sehen, wie wichtig es ist, von überall auf Dateien zugreifen zu können und z.B. auch zu wissen, welche Metadaten zu welchem Bild gehören, ohne bei den Kollegen nachfragen zu müssen?

Das ist das eine. Und zum anderen wird jetzt klar, dass es in Zukunft möglich sein muss, weltweit unabhängig von einer Büroinfrastruktur zu arbeiten. Für Unternehmen, die im Bereich Digitalisierung nachhinken, war der Umstieg aufs Homeoffice nicht so leicht wie für Firmen, deren Arbeitsabläufe bereits hochgradig digitalisiert waren.

Wie sehen Sie die Zukunft von DAM-Systemen angesichts der aktuellen Entwicklungen? Wird es sie weiterhin noch als eigene Systeme geben oder werden sie in eine ganzheitliche Lösung integriert sein?

Das hängt vom Anwendungsfall ab. Medien- oder Bildagenturen leben vom Verkauf ihrer Assets, dementsprechend ist ein DAM-System wie M@RS ihr zentrales System. Bei anderen Kunden wiederum ist M@RS in andere Lösungen integriert und Teil einer Systemlandschaft. Insgesamt würde ich schon sagen, dass der Trend Richtung Integration geht, daher entwickeln wir die Schnittstellenmöglichkeiten von M@RS auch kontinuierlich weiter.

Gibt es noch weitere Trends, die sich bereits jetzt abzeichnen?

Ein Hype, den man in den letzten Jahren beobachten konnte, war der Einsatz von künstlicher Intelligenz, um Assets automatisch zu taggen oder zu klassifizieren. Damit arbeiten wir bereits seit fünf Jahren. Einen großen Fokus haben wir außerdem auf die Bearbeitung und Nachbearbeitung von Videos gelegt. Mittlerweile kann man mit unserem System Untertitel und verschiedene Audiospuren erstellen oder etwa Bilder und Textfelder in Videos einfügen. Produktion und Nachbereitung sind dadurch wesentlich schneller, einfacher und günstiger.

Können Sie unseren Lesern zum Schluss noch einen Tipp für die Verwaltung von Medien mit auf den Weg geben?

Bevor man ein System in Betrieb nimmt, sollte man darüber nachdenken, wie man es nutzen will, einen Proof of Concept machen und sich dann Zeit nehmen, die Dinge auszuprobieren. Es empfiehlt sich, klein anzufangen und nicht sofort alle Optionen eines Systems zu nutzen. Weniger ist mehr.

Vielen Dank für das Gespräch.