Wir können es ruhig zugeben. Die Budgetierung kann ein fürchterlicher Prozess sein.
Es dauert. Es ist chaotisch. Es ist schmerzlich. Und es ist lästig.
Aber es ist auch unerlässlich für jedes Unternehmen, das feststellen möchte, ob es über ausreichend Finanzmittel für Betrieb und Wachstum sowie um konkurrenzfähig zu bleiben verfügt. Eines der effektivsten verfügbaren Finanzsysteme ist die Bottom-up-Budgetierung.
Obwohl Sie sich immer noch mit tausend Zahlen hinsetzen müssen, können Sie sicher sein, dass Sie durch Bottom-up-Budgetierung eine genaue Budgetprognose erhalten werden.
In diesem Artikel werden die folgenden Punkte behandelt:
- Was ist Bottom-up-Budgetierung?
- 6 Schritte, um Ihr Bottom-up-Budget zu planen
- Die Vorteile von Bottom-up-Budgetierung
- Die Nachteile von Bottom-up-Budgetierung
Was ist Bottom-up-Budgetierung?
Traditionelle Ansätze im Management sehen oft in etwa so aus: Ein Führungsteam legt spezifische Ziele fest und die restlichen Mitarbeiter:innen geben ihr Bestes, um diesem Plan zu folgen. In Bezug auf Budgetierung arbeiten viele Unternehmen so.
Meistens legen die Führungskräfte ein konkretes Budget fest, von dem sie denken, dass es ausreicht, um bestimmte Ziele zu erreichen, und die Angestellten sind an die Vorgaben aus diesem Budget gebunden. Dieses Top-down-Budgetierungssystem kann in kleineren Unternehmen effektiv sein, stößt aber in größeren Konzernen rasch an seine Grenzen.
Bottom-up-Budgetierung ist das genaue Gegenteil von Top-down-Budgetierung. Im Gegenteil dazu, dass die Führungsebene das Budget für den folgenden Monat, das Quartal oder Jahr festlegt, beginnt das Bottom-up-System auf der untersten Ebene.
Die Mitarbeiter:innen schätzen, wie viel Geld sie jeweils benötigen werden, um ihren Job zu erfüllen. Auf diese Weise übernehmen Teamleiter:innen und -Manager:innen Verantwortung für ihre Ausgaben.
In einer Marketingabteilung etwa würde jedes Team aufgrund vorhergehender Ausgaben berechnen, wie viel Geld es ausgeben müsste, um bestimmte Ziele zu erreichen. Jede:r Teamleiter:in gibt die Zahlen an die Marketingleitung weiter, welche diese dann an die Führungsebene kommuniziert, von der sie hoffentlich freigegeben werden.
Somit fließt der Informationsfluss in der Bottom-up-Budgetierung nicht von der Führungsebene zu den Mitarbeiter:innen, sondern genau umgekehrt, wodurch das gesamte Unternehmen mehr in den Budgetierungsprozess eingebunden ist.
Durch dieses System bekommen Mitarbeiter:innen mehr Verantwortungsbewusstsein und es ist auch eine sehr gute Möglichkeit, um die benötigten Finanzmittel je Abteilung genau vorherzusagen.
Bottom-up-Budgetierung in 6 Schritten
Die Bottom-up-Budgetierung ist unkompliziert. Sie beginnt mit Einzelpersonen, fließt durch die Teams, findet ihren Weg in die Abteilungen und endet bei den Entscheidungsträger:innen.
Sie können sich diesen Prozess in sechs Schritten vorstellen:
1. Individuelle Ausgaben ermitteln
In diesem Schritt wollen Sie wissen, wie viel jede:r Floor-Mitarbeiter:in ausgibt. Das erledigen die Teamleitungen. Sie sollen festlegen, wie viel Geld ihr Team benötigt, um in einer gewissen Zeit bestimmte Ziele zu erreichen.
2. Abteilungsbudgets berechnen
Sobald jedes Team seine Budgetschätzung hat, zählen Sie diese zusammen, um das geschätzte Budget je Abteilung zu ermitteln. Abteilungsleiter:innen sollten die Zahlen überprüfen und sicherstellen, dass sie mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen.
3. Abteilungsbudgets zusammenzählen
Indem Sie die Budgetschätzungen der einzelnen Abteilungen addieren, geht es weiter nach oben. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die unternehmensweiten Betriebskosten.
4. Vorlegen
Dann legen Sie Ihre Ergebnisse den Stakeholdern zur Freigabe vor. Zuvor sollten die Budgetschätzungen aber noch genau überprüft werden, damit keine Diskrepanzen bestehen.
5. Überprüfen
Anhand von Echtzeitdaten und früheren Ausgaben sollten Sie Ihr Budget dann aufgrund der Ergebnisse überprüfen und anpassen. Manche Unternehmen finden es nützlich, ihr Budget zu veröffentlichen, um die gesamte Organisation einzubeziehen.
6. Verfolgen
Sobald Ihre Budgetzahlen angepasst sind, müssen Sie Ihr Budget in Echtzeit verfolgen, um sicherzugehen, dass Ihre Ausgaben dementsprechend sind. Hierbei kann MARMIND helfen.
MARMIND, im Forrester-WAVE-Bericht 2022 positiv erwähnt, vereinfacht die Budgetierung. MARMIND hilft Ihnen dabei, Ihr Budget zu prognostizieren und Budgetgrenzen für jede Abteilung festzulegen.
Sie können sich darauf verlassen, dass MARMINDs Budgetierungsmanagement-Cockpit Ihren Budgetierungsprozess in Ihrem gesamten Unternehmen optimiert. Es wurde entwickelt, um mehrere Budgetsysteme handzuhaben, einschließlich Bottom-up-Budgetierung.
Was sind die Vorteile von Bottom-up-Budgetierung?
Die Bottom-up-Budgetierung bringt Klarheit. Sie sorgt für einen detaillierteren Überblick über Ihre gesamten Ausgaben und hilft Ihnen dabei zu ermitteln, wo Sie mehr bzw. weniger Budget zuteilen möchten.
Außerdem ist die Bottom-up-Budgetierung eine unternehmensweite Leistung, die Ihre Unternehmenskultur fördern kann. Die Mitarbeiter:innen sind in wichtige Entscheidungen involviert, treffen diese verantwortungsbewusster und sind sich der Ziele, die das Unternehmen erreichen möchte, bewusst.
Was sind die Nachteile von Bottom-up-Budgetierung?
Das Hauptproblem mit dieser Art Budgetierungssystem ist der Freiraum, den es Teamleiter:innen und -Manager:innen gibt. Nachdem sie angeben sollen, wie viel Geld sie benötigen, um die Unternehmensziele zu erreichen, können sie ihr Budget auch überschätzen, um sicher zu gehen.
Es ist wesentlich, dass Sie Vertrauen in Ihr Personal haben, um ein Unternehmen erfolgreich zu machen, aber Sie sollten auch vorsichtig sein. Wenn all Ihre Abteilungen einen extra Polster angeben, um auf der sicheren Seite zu sein, summiert sich das und kostet dem Unternehmen mehr als nötig.
Die Lösung? Überprüfen Sie die Prognosen Ihrer Teams genau und erinnern Sie sie daran, dass sie keinen extra Polster einkalkulieren sollen.
Abschließende Gedanken
Durch einen Bottom-up-Ansatz wird die Budgetierung nicht einfacher. Aber sie wird dadurch genauer. Und wenn die Budgetierung genauer ist, können Sie Ihre nächsten Aktionen mit mehr Sicherheit und Selbstbewusstsein planen.
Autor
Peter Fechter
Peter ist Digital Marketing Manager bei MARMIND und hauptsächlich für Website und Lead Management verantwortlich. Wenn er nicht gerade damit beschäftigt ist, neuen Content zu kreieren, arbeitet er an der Entwicklung neuer Strategie-Ansätze für die Kampagnenplanung.
In diesem Video zeigen wir Ihnen die 5 wichtigsten Funktionen des MARMIND-Moduls für Budget & Kosten – und wie Sie es optimal für Ihre Marketingzwecke einsetzen können:
- Top-Down Budget-Planung
- Spend-Management & Forecasts (Bottom-Up-Basis)
- Abstimmungen von Ist-Kosten zu geplanten/verbindlichen Kosten einrichten
- Wie man Szenarien erstellen kann
- Wie man Budgetprognosen, ROI und Performance-KPIs in andere Views und Reports integrieren kann