Effizientere Planung, einfachere Abstimmung: Wie die AK Wien mit einer innovativen IT-Lösung redaktionelle Prozesse optimiert
Als die Arbeiterkammer Wien vor über zwei Jahren beschloss, ihre Kommunikationsabteilung neu aufzustellen und damit einen umfassenden Digitalisierungsprozess einzuleiten, sollte neben vielen anderen Änderungen auch ein innovatives Tool für die Planung sämtlicher Kommunikationsaktivitäten eingeführt werden.
Mit Gentics Mesh, MARMIND und Swat.io fand das Projektteam bei der AK Wien die ideale Kombination aus modernen Technologien, um eine integrierte Gesamtlösung umzusetzen, die für mehr Transparenz im Team sorgt, effizientere Arbeitsabläufe ermöglicht und die Abstimmung zwischen allen Beteiligten stark vereinfacht.
Als politische Interessensvertretung von rund einer Million Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in Österreich steht die AK Wien vor der Herausforderung, einerseits Themenschwerpunkte längerfristig zu planen und andererseits dynamisch auf tagesaktuelle Ereignisse zu reagieren.
Vor diesem Hintergrund ist es für das Kommunikationsteam besonders wichtig, in Echtzeit auf einer zentralen Planungsplattform zusammenarbeiten zu können.
Vor der Einführung der neuen Lösung nutzte das Team vorrangig PowerPoint, Excel, Word und E-Mail, um redaktionelle Inhalte zu planen, zu erstellen und sich abzustimmen.
Lisa Mayr-Sinnreich, die seitens der AK Wien das IT-Projekt leitete, erzählt: „Wir hatten kein professionelles Planungstool, um Prozesse effizient zu gestalten. Informationen waren nicht zentral verfügbar und somit war oft nicht allen Beteiligten klar, wer was zu einem bestimmten Thema macht und was der aktuelle Letztstand ist.“
Die neue Gesamtlösung sei für das Team ein Katapult in die Zukunft, wie sie berichtet:
„Die Planungsplattform erleichtert unseren Arbeitsalltag enorm. Wir planen Themen nun gemeinsam im Team und brechen die Maßnahmen auf einzelne Kanäle herunter. Zu jedem Thema gibt es ein Top-down-Briefing mit den zentralen Botschaften, den Kernaussagen und der Zielgruppe.“
Lisa Mayr-Sinnreich, Projektverantwortliche seitens der AK Wien
Somit organisieren sich die einzelnen Teams nicht mehr dezentral, sondern können in Echtzeit einsehen, was aktuell zu welchem Thema auf welchem Kanal geplant ist – das vereinfache Prozesse stark, so Mayr-Sinnreich.
Die Gesamtlösung: MARMIND – Gentics Mesh – Swat.io
Obwohl MARMIND die Möglichkeit bietet, Inhalte nicht nur zu planen, sondern auch zu erstellen, war die Plattform von Beginn an als Planungs- und Koordinationstool gedacht. Da das Social-Media-Team bereits Swat.io im Einsatz hatte, war es ein großes Anliegen, Beiträge weiterhin in Swat.io finalisieren und aussteuern zu können.
Um diese Anforderung umsetzen zu können, wurde auf Basis des Headless CMS Gentics Mesh eine Schnittstelle implementiert, die es dem Team ermöglicht, Beiträge in MARMIND zu planen und das Briefing nahtlos an Swat.io zu übermitteln.
Anschließend werden die Beiträge direkt in Swat.io finalisiert und publiziert.
Das Besondere daran: Der finale Beitrag wird anschließend wieder nahtlos an MARMIND übermittelt, sodass dort immer der aktuelle Letztstand abgebildet und für alle klar ersichtlich ist, was tatsächlich auf welchem Kanal gepostet wurde.
Zuverlässige Partner als wesentlicher Erfolgsfaktor in IT-Projekten
Um das passende Tool für die Planung und Koordination der Aktivitäten der Kommunikationsabteilung zu finden, gab es eine öffentliche Ausschreibung.
Die Wahl fiel schließlich auf die Marketing-Resource-Management-Plattform MARMIND, da die Software nicht nur in Bezug auf Usability, sondern auch hinsichtlich Funktionstiefe und Flexibilität überzeugen konnte. Mayr-Sinnreich: „MARMIND ist einfach in der Handhabe und kann trotzdem viel.“
Mit der Implementierung der Gesamtlösung wurde das IT-Unternehmen Gentics beauftragt.
Echte digitale Transformation erfordert Prozessoptimierungen
Da die AK Wien mit Gentics einen langjährigen Partner an ihrer Seite hatte, konnten die üblichen Stolpersteine in einem Softwareprojekt von Anfang an umgangen werden.
Auch die Zusammenarbeit mit dem Projektteam von MARMIND war durchwegs positiv, wie Mayr-Sinnreich berichtet: „Der zuständige Projektleiter hatte sehr schnell ein gutes Verständnis davon, wie wir arbeiten und hat uns sehr gut beraten.“
Anstatt Prozesse komplett neu zu definieren, wurden bereits bestehende analysiert und optimiert, was für das Team der AK Wien besonders wichtig war:
„MARMIND ist sehr innovativ, zwingt uns aber zu keinem radikalen Bruch mit unserer gewohnten Arbeitsweise. Das ist bei einem Change-Prozess wichtig – denn wenn das Team nicht gut mitgenommen wird, bringt ein Tool nichts.“
Lisa Mayr-Sinnreich, Projektverantwortliche seitens der AK Wien
Sie fügt hinzu: „Hätten wir keinerlei Vorschläge für Prozessoptimierungen bekommen, wäre das auch nicht ideal gewesen. Denn dann brät man als Organisation im eigenen Saft – nur eben digital statt analog.“
In diesem Projekt sei es genau die richtige Mischung gewesen: Prozesse konnten optimiert werden, ohne sie komplett neu definieren zu müssen.
Die Vorteile der neuen Lösung: Transparenz, effizientere Planung und Kollaboration in Echtzeit
Erste Verbesserungen durch die neue Lösung zeigten sich schon unmittelbar nach der Implementierung:
- Die Planung findet in Echtzeit auf einer zentralen Plattform statt.
- Es gibt eine zentrale Anlaufstelle, um die Zusammenarbeit im Team zu organisieren.
- Dank der Dateiablage und automatischen Versionierung ist immer klar, was der Letztstand bei Bildmaterial und Dokumenten ist.
Ein weiterer wichtiger Vorteil, der sich in Zukunft stark auf die Arbeit der AK Wien auswirken wird, ist die zielgenauere Ausrichtung der gesamten Kommunikation, wie Mayr-Sinnreich erklärt: „Wir wissen, dass wir einige Zielgruppen nicht mehr über traditionelle Medien erreichen. Daher werden wir unsere Zielgruppen in Zukunft noch viel genauer segmentieren und unsere Botschaften noch besser an den jeweiligen Kommunikationskanal anpassen.“
Eine solche zielgenaue Kommunikation sei nur mit einer zentralen Plattform für die Planung, Koordination und Zusammenarbeit im Team zu erreichen, ist Mayr-Sinnreich überzeugt.
Große Verbesserungen erhofft man sich in Zukunft auch beim Thema Freigaben. Vor allem politisch heikle Themen erfordern oft komplexe Freigabeprozesse, die in Zukunft in MARMIND abgebildet werden sollen.
Corona als Digitalisierungsbeschleuniger
Eine Besonderheit in diesem Projekt war, dass sich die Rahmenbedingungen aufgrund der Corona-Pandemie schlagartig änderten. Als das Team der AK Wien ins Homeoffice wechselte, hatte man zwar das Zeitalter der digitalen Transformation schon längst eingeläutet – durch Corona nahm die Digitalisierung jedoch nochmal an Fahrt auf.
Für Mayr-Sinnreich eine durchaus erfreuliche Entwicklung: „Die Digitalisierung hat uns voll erwischt, aber im positiven Sinn, da wir dadurch viele Prozesse enorm vereinfachen konnten.“
Auch die Implementierung von MARMIND und Gentics Mesh konnte ungehindert fortgesetzt werden. Nachdem ein Schulungstag bereits vor Ort stattgefunden hatte, einigte sich das Projektteam darauf, die restlichen Schulungseinheiten virtuell abzuhalten.
Mayr-Sinnreich dazu:
„Ich hatte Zweifel, ob die Schulung virtuell auch so gut funktionieren würde, aber es war wirklich bemerkenswert, wie gut das funktioniert hat.“
Lisa Mayr-Sinnreich, Projektverantwortliche seitens der AK Wien
Hohe Userakzeptanz als wesentlicher Faktor für den Projekterfolg
Was Lisa Mayr-Sinnreich als Verantwortliche für das Projekt besonders freut, ist die hohe Akzeptanz in ihrem Team: „Das ist nicht selbstverständlich bei einem Change-Prozess, vor allem in der Corona-Zeit, wo alle im Homeoffice arbeiten. Doch in unserem Fall haben alle verstanden, warum wir ein neues Tool brauchen und haben sich von Anfang an aktiv eingebracht.“
